Personvernerklæring for Nye Veier AS for Medvirkningsportalen tilknyttet E39 Mandal – Lyngdal

1. Behandling av personopplysninger i medvirkningsportalen

Nye Veier AS (heretter omtalt som Nye Veier) har ansvaret for planlegging og utbygging av strekningen E39 Mandal – Lyngdal.

Når du bruker nettsiden til medvirkningsportalen eller er i kontakt med oss, for eksempel ved å inngi innspill, vil Nye Veier behandle personopplysninger om deg.

Formålet med behandlingen av personopplysninger i denne medvirkningsportalen er å ivareta kommunikasjon, informasjonsinnhenting, høring og medvirkning i forbindelse med planlegging og utbygging av ny E39 Mandal – Lyngdal.

2. Lurer du på noe sm angår ditt personvern?

Nye Veier er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i medvirkningsportalen. Kontaktinformasjonen til personvernombudet er:

Nye Veier AS
Astrid Skorpen
personvernombud@nyeveier.no

3. Hvorfor innhentes personopplysninger?

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger når du sender inn innspill i form av e-post, brevpost eller på annen måte retter en henvendelse til oss gjennom medvirkningsportalen. Dette gjør vi for å ivareta kommunikasjon, informasjonsinnhenting, høring og medvirkning i forbindelse med planlegging og utbygging av ny E39 Mandal – Lyngdal. Nedenfor finner du informasjon om hvilke personopplysninger som samles inn, hvorfor dette gjøres og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

Vi samler inn følgende personopplysninger:

A. I forbindelse med gjennomføring av høringer behandles opplysninger om navn, kontaktinformasjon, innspill, tidspunkt for innspill og geografisk plassering av stedet som blir omtalt. Innspillene sendes inn av den registrerte selv og utleveres til rette instans for innspillene.

B. I forbindelse med andre innspill og henvendelser behandles opplysninger om navn, kontaktopplysninger, tema for henvendelsen, tidspunkt for innsendelse og eventuelt geografisk tilknytning til henvendelsen.

C. Dersom det i unntakstilfeller gis særlige kategorier av personopplysninger, herunder helseopplysninger, i forbindelse med høringsinnspill, vil disse være underlagt taushetsplikt. Taushetsbelagte opplysninger skal ikke publiseres med mindre den opplysningen gjelder samtykker til dette. Vi ber derfor om at slike personopplysninger ikke inngis i medvirkningsportalen eller sendes ukryptert per e-post. Dersom slike opplysninger unntaksvis inngis i medvirkningsportalen forutsettes innsenders samtykke som lovlig behandlingsgrunnlag, jf. punkt 5 under.

D. Vi har bygget nettstedet på programvare fra WordPress. For å forbedre brukeropplevelsen benyttes informasjonskapsler (cookies). Du kan lese mer om cookies og hvilke cookies som systemet kan benytte seg av her. Nye Veier samler ikke inn personopplysninger ved bruk av cookies.

5. Behandlingsgrunnlaget

Det rettslige grunnlaget for Nye Veiers behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a, c og e, som blant annet tillater behandling av opplysninger som er nødvendige for utøvelse av offentlig myndighet og rettslige forpliktelser i henhold til plan- og bygningsloven. Dette gjelder også dersom innspillene omfatter særlige kategorier av personopplysninger.

Vårt behandlingsgrunnlag for eventuelle særlige kategorier av personopplysninger, som for eksempel helserelaterte opplysninger, er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a, altså ditt eksplisitte samtykke, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav a. Du kan når som helst trekke tilbake dette samtykket. At du trekker tilbake ditt samtykke vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen av personopplysninger som skjedde før du trakk samtykket tilbake.

6. Offentlighet og arkivering

Hovedregelen etter offentleglova § 3 er at saksdokumenter, journaler og liknende registre som omfattes av loven, er åpne for innsyn, med mindre dokumentene skal unntas offentlighet, for eksempel på grunn av taushetsplikt. Dette innebærer at høringsinnspill som sendes inn i forbindelse med høring er underlagt offentlighet og vil kunne bli gitt innsyn i og gjort allment tilgjengelig via medvirkningsportalen.

Nye Veier er omfattet av plikten til å føre postjournal etter offentleglova § 10. Det innebærer at alle innspill, henvendelser, dokumenter og korrespondanse i forbindelse med medvirkningsportalen blir journalført og arkivert på ubestemt tid.

7. Utlevering av personopplysninger til andre

Høringsinnspill, andre innspill og henvendelser, samt informasjon om hvem som har inngitt dette, er i utgangspunktet offentlig informasjon, slik det fremgår av punkt 6 over. Dette innebærer at høringsinnspill mv. som inneholder personopplysninger som ikke er underlagt taushetsplikt, vil kunne deles med personer som ber om innsyn. Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag kan være et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen, eller samtykke fra deg. Dette kan blant annet være deling av personopplysninger med offentlig myndighet som er rette instans for høringsinnspillene eller andre som besøker medvirkningsportalen.

Nye Veier bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger. I slike tilfeller er det inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen. Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag:

All behandling av personopplysninger skjer innenfor EU/EØS-området.

All videre bruk som tredjepersoner gjør av personopplysninger som fremgår av medvirkningsportalen utgjør en selvstendig behandling av personopplysninger som krever et rettslig behandlingsgrunnlag for å være lovlig, jf. GDPR artikkel 6. Manglende etterlevelse av GDPR vil blant annet kunne medføre overtredelsesgebyr og erstatningsansvar i henhold til gjeldende personvernregelverk.

8. Lagringstid

Medvirkningsportalen deaktiveres når denne ikke lenger er nødvendig å ivareta de formål den er etablert for, herunder innhenting av høringsinnspill. Personopplysningene vil forbli arkivert på ubestemt tid i samsvar med plikten til journalføring som er omtalt i punkt 6.

9. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har rett til å kreve innsyn i personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.  

For å ta i bruk dine rettigheter må du kreve innsyn til personvernombud@nyeveier.no. Vi vil svare på din henvendelse så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Du har rett til å kreve at ufullstendige eller uriktige personopplysninger rettes, og du har rett til å kreve sletting av personopplysninger. Den behandlingsansvarlige kan likevel ikke etterkomme et krav om sletting dersom det foreligger en rettslig plikt til å behandle personopplysningene. En slik rettslig plikt er for medvirkningsportalen forankret i offentleglova § 10 og arkivloven som er omtalt i punkt 6.

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi bare gir tilgang til dine personopplysninger til deg – og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

Dersom personopplysninger behandles på grunnlag av samtykke kan du til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å ta kontakt med personvernansvarlig for medvirkningsportalen via e-post til personvernombud@nyeveier.no.

10. Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet.

Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

11. Endringer

Endringer av medvirkningsportalens formål eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan medføre forandring i informasjonen i denne personvernerklæringen. Oppdatert informasjon om behandling av personopplysninger vil alltid finnes lett tilgjengelig på medvirkningsportalens nettside.